مهدی سخائی نیا استادیار و مدیر فناوری دانشگاه بوعلی سینا همدان و عضو کمیته فناوری مرکز مطالعات و پژوهش های شورای شهر همدان :
شهرداری الکترونیک، اداره مردمی شهر
با پیشرفت سریع جوامع و رشد فنآوریهای اطلاعاتی، مباحث جدیدی در حوزه شهرداریها مطرح شده است. اصولا ارائه خدمات فراگیر به شهروندان به صورت متمرکز در یک شهر با تحقق شهرداری الکترونیک میسر می شود. شهرداری الکترونیک بستری را فراهم می کند تا ارائه خدمات مورد نیاز به شهروندان با بیشترین خروجی محقق میشود.
دکتر مهدی سخائی نیا استادیار و مدیر فناوری دانشگاه بوعلی سینا همدان است، وی که از اعضای کمیته فناوری در مرکز مطالعات و پژوهش های شورای شهر همدان است دیدگاهها و پیشنهادهای خود را در زمینه الکترونیکی کردن فرآیندهای شهرداری در مصاحبه با روابط عمومی مرکز مطالعات و پژوهشهای شورای اسلامی شهر همدان در میان می گذارد؛ لازم به ذکر است، این طرح در کمیته فناوری مرکز مطالعات و پژوهش های شورای اسلامی شهر همدان در حال بررسی است.
در خصوص ضرورت و چگونگی انجام الکترونیکی کردن فرآیندهای شهرداری توضیحاتی را بفرمائید.
از نقطه نظر دولت الکترونیک میبایست قسمتی از خدمات از طریق اینترنت به مردم ارائه شود. به این معنی که ارباب رجوع یا مشتری سازمان که مخاطب آن در اینجا شهرداری است، بدون مراجعه به سازمان بتواند تقاضایش را انجام داده و پاسخ خود را دریافت کند. به عبارتی نیازی به حضور فرد در سازمان نباشد. این اتفاق می تواند بر مسائل مرتبط تاثیرگذاشته و موجب کاهش وقت، هزینه های مشتریان و سازمان مربوطه شود. ضرورت الکترونیکی شدن فرآیندها برای رسیدن به شهرداری الکترونیکی بر کسی پوشیده نیست، اما در چگونگی انجام آن نکته حائز اهمیت این است که ظرفیت های موجود و قابلیت های سازمان را در این زمینه بایستی سنجید و در نظر گرفت. به عبارت دیگر مطابق با مدل بلوغ دولت الکترونیک باید مراحل بلوغ به درستی طی شود.
آیا ظرفیت و قابلیت انجام فرآیند الکترونیکی کردن تنها به سازمان مربوطه باز می گردد یا مشتری را نیز در بر می گیرد؟
جهت انجام موفق این فرآیند، جدای از سازمان مورد نظر، بایستی آموزش های لازم ( فنی و فرهنگی) در تسهیل پذیرش این امر از سوی مراجعان ارائه شود.
برخی از اهداف شهرداری الکترونیک را بیان کنید.
به طور کلی هدف از دولت الکترونیکی بهبود مدیریت اطلاعات در یک سازمان است. با افزایش توان پردازش اطلاعات از طریق الکترونیکی کردن فرآیندها زمان انجام کارها کاهش پیدا کرده که سبب رضایت مندی مشتری میشود و از سوی دیگر کاهش هزینه های سازمان را دربرخواهد داشت. به طور خاص در شهرداری با داشتن وب سایتها برای اطلاع رسانی یا در اختیار قراردادن فرم های لازم برای انجام امور مختلف مراجعه به شهرداری را میت وان کاهش داد. در مراحل بعد با دریافت درخواست های مختلف از قبیل پرداخت عوارض درآمد، شهرسازی، نوسازی و … و پاسخگویی و پیگیری امور از طریق اینترنت سبب کاهش مراجعات مردم و تسریع در انجام خدمات ارائه شده توسط شهرداری می شود.
چالشهایی که در الکترونیکی کردن شهرداری ممکن است، اتفاق افتد، کدام است؟
چالشی دو سویه وجود دارد از یک سو مردم و از سوی دیگر شهرداری. میزان نفوذ اینترنت ما چقدر است؟ افراد به چه میزان به اینترنت دسترسی دارند؟ آیا این الکترونیکی کردن به گونهای انجام میشود که مردم بتوانند به سیستم اعتماد کرده و نیاز به مراجعه حضوری نباشد؟ علاوه به بر امکانات فنی مورد نیاز برای مردم، فرهنگ سازی بیش از بیش در این خصوص ضروری است. از سوی دیگر شهرداری آیا ابزارهای لازم، اطلاعات مورد نیاز و قابلیتهای اجرای طرح را دارد؟ نرمافزارهای موجود در سازمان قابلیت انجام این فرآیند را دارند؟ به عبارت دیگر سطح فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان به اندازه ای هست که توان الکترونیکی کردن سازمان را دارا باشد؟ مباحث مختلفی از جمله یکپارچه سازی داده ها و فرایندها مطرح است. این نکته حائز اهمیت است در صورتیکه سازمان به بلوغ کافی نرسیده باشد ارائه خدمات برخط از طریق اینترنت می تواند ما را از اهداف دولت الکترونیک دور کند.. مثلا اگر از ۱۰ درخواست الکترونیکی، سه یا چهار نفر نیاز به مراجعه حضوری پیدا کنند یا تناقضات اطلاعاتی در سازمان وجود داشته باشد نه تنها اهداف مورد نظر بدست نخواهد آمد بلکه بدبینی مردم و کاهش اعتماد، ما را از اهداف دور خواهد کرد و در خصوص فرآیندهای سازمانی باید به این نکته توجه داشت که سازمان ما وظیفه محور است، به این معنی که واحدها منفک و مجزا از یکدیگر هستند، در حالیکه برای شهرداری الکترونیک ما نیاز به سازمان فرآیندمحور داریم که باید در فرآیندهای شهرداری بازبینی و مهندسی مجدد انجام شود.
از مزیت های شهرداری الکترونیکی بگوئید.
علاوه بر هدف اصلی که بهبود و تسریع در ارائه خدمات به ارباب رجوع است، ایجاد زیرساخت ارتباطی مناسب برای شهر، ایجاد بستر آموزشی در راستای بهبود کیفیت زندگی مردم، افزایش مشارکت مردمی در اداره شهری، کاهش ترافیک شهری، کاهش فساد اداری، اطلاع رسانی و افزایش آگاهی مردم از مزایای شهرداری الکترونیک می باشد.
مراحل ایجاد شهرداری الکترونیکی چگونه است؟
شکلگیری شهرداری الکترونیک از الگوی دولت الکترونیکی تبعیت می کند و مشتمل بر چهار مرحله است:
۱-حضور اولیه: در این گام بیشتر حضور در اینترنت مطرح است و با ایجاد یک سری وب سایت های اطلاعاتی به مردم اطلاع رسانی انجام میدهند. این سایت ها ایستا هستند و تغییرات زیادی ندارند.
۲- حضور ارتقا یافته: وب سایت ها در این مرحله حاوی اطلاعاتی هستند که نیاز دارد به طور منظم و مستمر آنها را به هنگام سازی کرد؛ نظیر درج نشریات، قوانین، آیین نامه ها و مقررات و خبرنامه ها در آن. همچنین امکاناتی برای جستجو در این مرحله فراهم می شود.
۳- حضور تعاملی: در این مرحله تعامل ها فراهم می شود. ارائه فرم های مورد نیاز، ایجاد انجمن های گفتگو و پاسخ به سوالهای مراجعه کنندگان در وب سایتها ارائه میشود. همچنین امکان ارتباط اجزای دولت با یکدیگر از طریق ایمیل از دیگر کارهایی است که در این بخش انجام میشود.
۴- حضور تراکنشی: در این مرحله تراکنشهای سازمانی باید به شکل برخط انجام شوند؛ بدین صورت که با کارهای ساده شروع و در مراحل بعدی، کاربردهای پیچیده تری – مانند امضای الکترونیک، رمزنگاری و رمز عبور – بدان افزوده خواهد شد. برای این مرحله نیاز به تغییر و بازمهندسی فرآیندهای سازمان وجود دارد.
پروژههایی اصلاح شده، قابل اعتماد و موفق در کشور با موضوع الکترونیکی کردن فرآیندها انجام شده است؟
بله، البته نباید فراموش کرد که نوع فرآیند و خدمت ارائه شده در سازمان خیلی مهم است.
منظور از نوع فرآیند در سازمان شهرداری به چه معناست؟
به این معنی که آیا دادهها و اطلاعاتی که جهت انجام این فرایند لازم است، در سازمان وجود دارد؟ نحوه دریافت دادهها و اطلاعات، صرفا از مشتری ممکن است؟ تایید صحت اطلاعات ارائه شده توسط مشتری به چه نحوی خواهد بود؟
چقدر به پوشش ضعف های موجود و انجام موفقیت آمیز شهرداری الکترونیک خوشبین هستید؟
در صورتیکه برنامه راهبردی توسعه فناوری اطلاعات وجود داشته باشد و ما مطابق با آن مراحل بلوغ را طی کنیم قطعا موفق خواهیم بود. تاکید من طی مراحل بلوغ است و توجه به این امر که که اگر بستر لازم برای الکترونیکی کردن شهرداری وجود نداشته باشد و ما بخواهیم با عجله حضور تراکنشی و یکپارچه داشته باشیم نه تنها به منزل مقصود نخواهیم رسید بلکه رسیدن به این هدف را به تاخیر خواهد انداخت. نکته مثبت در شهرداری این است که سازوکار مدیریت فناوری اطلاعات در هرم مدیریتی شهرداری به درستی ایجاد شده است بهره گیری از این سازوکار و توجه مدیران سطح بالا در شهرداری به فناوری اطلاعات میتواند با هزینه کمتر سبب موفقیت شهرداری در الکترونیکی کردن شود.
نتیجه ای که از مبحث مورد نظر حاصل میشود، کدام است؟
کارشناسان، مدیران و سیاستگذاران شهرداری کشور باید به کارایی و اهمیت دستاوردهای اینگونه فناوری ها توجه بیشتری کنند.
.علیرغم اینکه سالیان متمادی از روند توسعه فناوری اطلاعات در کشورهای توسعه یافته میگذرد و در عصر کنونی کشورهای توسعه یافته پروژه الکترونیکی شدن شهرها را به طور کامل طی کردهاند اما در اکثر کشورهای در حال توسعه مانند ایران هیچ روند منظم و منسجمی برای پیادهسازی پروژههایی با این اهمیت وجود نداشته است. عامل اصلی این کاستی ها، پایین بودن سطح آمادگی الکترونیکی جامعه برای پذیرش و استفاده از فناوری نوین اطلاعات است./ روزنامه هگمتانه، ۲۰ فروردین ماه
دیدگاهتان را بنویسید